Como priorizar: 5 etapas para fazer tudo a tempo

Isso assusta você, não é?

Um dia você estará levando a vida passo a passo enquanto trabalha em direção aos seus objetivos ...

… No próximo, parece que a vida está acelerando a mil por hora.





Novas responsabilidades surgem do nada! Difícil e rápido!

E a vida pode deixá-lo tonto se você não tiver um bom método para priorizar seu tempo e atividades.



Você não quer se encontrar em um estado constante de recuperação, caso contrário, acabará ficando sobrecarregado e começará a ficar para trás.

Uma vez que você comece a ficar para trás, as responsabilidades vão se acumulando cada vez mais, até que você se encontre lutando para fazer qualquer coisa.

Mas não precisa ir tão longe. Aqui estão algumas coisas simples, mas eficazes, que você pode fazer para priorizar.



Crie uma lista de tarefas e classifique-as por importância e tempo

A primeira coisa que você precisa fazer ao tentar priorizar suas tarefas é se organizar.

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Reserve algum tempo para escrever uma lista das tarefas que você precisa realizar e quando elas precisam ser realizadas.

Inclua uma hora e uma data se a tarefa for sensível ao tempo.

Se a sua tarefa não for urgente, pode ser útil atribuir um prazo próprio para ajudar a combater a procrastinação e o pensamento excessivo.

Classifique sua lista de tarefas em sua importância com Imediato (precisa ser feito hoje), Importante (precisa ser feito na semana) e Sem limite (não tem um prazo concreto).

Em seguida, considere o valor de cada uma das tarefas que estão em sua lista.

Quão importante é a tarefa para tudo o que você está tentando realizar?

Você pode ter responsabilidades de trabalho regulares que você precisa cuidar, talvez seja um problema de vida pessoal que precisa de cuidados, ou talvez seja algo totalmente casual que você precisa fazer, mas ainda não arranjou tempo para isso.

Diferentes tarefas irão agregar diferentes níveis de valor às diferentes áreas de sua vida.

Seja o que for, considere o valor que a tarefa trará para o que quer que você esteja fazendo.

O último ponto a considerar é quanto tempo a tarefa levará para ser realizada.

Muitas vezes, é melhor lidar com projetos mais longos primeiro para que sejam trabalhados em um nível gerenciável, mas essa pode não ser a melhor escolha se você tiver várias tarefas menores que precisam de atenção imediata.

No entanto, não lide com muitas tarefas pequenas para evitar o trabalho das tarefas maiores. Você não vai querer cair no hábito de evitar uma tarefa grande conforme o prazo se aproxima cada vez mais!

Organização ajuda a priorização

Uma vida desorganizada torna muito mais difícil priorizar suas tarefas e responsabilidades.

Como você será capaz de acompanhar e se destacar se coisas continuarem aparecendo que você esqueceu ou deixou de lado sem nenhum tipo de lembrete?

Organizar sua vida lhe dará muito maior controle e direção sobre tudo o que está acontecendo em seu mundo pessoal e profissional.

Uma boa maneira de se organizar é por meio do registro no diário organizacional.

Existem muitos diferentes maneiras que você pode registrar , de seguir as estratégias de outras pessoas para desenvolver uma você mesmo.

Algumas pessoas gostam de usar apenas um caderno em branco. Outras pessoas gostam de usar diários pré-fabricados, que já trazem sugestões impressas neles, sugestões como listas, anotações, acompanhamento de saúde e sono.

Você pode se sentar no início de sua semana e planejar o que precisa acontecer nos próximos sete dias.

Inclua tudo o que você precisa para ser feito e quando pretende fazê-lo.

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Você também deve programar um tempo pessoal para si mesmo, bem como um tempo para cuidar de si mesmo e cuidar de sua saúde.

O autocuidado geralmente diminui quando as pessoas começam a ficar ocupadas. É fácil não fazer nada em vez de sair para uma caminhada ou tirar quinze minutos para limpar a mente e meditar.

Programe seu autocuidado com a mesma urgência de suas tarefas mais importantes.

Você não pode derramar de um copo vazio. Se você tentar, ficará estressado e chegará mais perto do esgotamento.

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Deixe seus valores determinarem suas prioridades

Explorar os próprios valores é uma boa maneira de ajudar a determinar suas prioridades.

Por outro lado, a maneira como você gasta seu tempo costuma ser um reflexo de seus valores e prioridades.

Essa perspectiva pode ser prejudicada à medida que as responsabilidades da vida se acumulam e você se pega lutando por mais tempo.

Se você estiver se esgotando ou passando por momentos difíceis, pode ser uma boa ideia reavaliar se suas prioridades estão de acordo com seus valores.

Você se considera orientado para a família? Quanto tempo você passa com sua família? Você bloqueou sua programação para garantir que poderá passar esse tempo com sua família?

Você quer uma promoção no trabalho? Que ações você considerou e planejou para ganhar essa promoção?

Sua carreira está proporcionando algum sentimento de orgulho e realização por estar alinhada com seus valores? Se não, é hora de mudar de carreira?

Você está gastando tempo suficiente cuidando de si mesmo? Gerenciando sua saúde mental e física? Exercício? Comendo e dormindo bem? Você precisa dedicar mais tempo ao autocuidado para se tornar uma pessoa mais saudável?

As prioridades geralmente refletem nossos valores porque queremos fazer as coisas que mais ressoam em nós.

Você terá muito mais facilidade em seguir suas prioridades se trabalhar em alinhamento com seus valores e objetivos de vida.

Elimine desperdícios de tempo e tarefas de baixa prioridade

Agora, mais do que nunca, somos constantemente bombardeados por inúmeras atividades que não são tão importantes ou que acabam sendo uma perda de tempo total.

Eliminar essas atividades de baixa prioridade de sua vida lhe dará mais liberdade e flexibilidade para realizar as grandes tarefas nas quais você precisa trabalhar.

É realmente fácil ser sugado para rolar pelos feeds de mídia social ou assistir a programas de TV - mas eles não são um uso produtivo do seu tempo!

As tarefas de baixa prioridade devem ser examinadas para determinar se são ou não realmente necessárias.

A ideia não é evitar essas tarefas, mas determinar se são relevantes para as suas responsabilidades.

Você deve separar as tarefas de baixa prioridade de quaisquer atividades que desperdiçam tempo e que podem impedi-lo de atingir seus objetivos.

Tarefas de baixa prioridade podem ser empurradas ou reatribuídas para uma data posterior para liberar espaço para as tarefas mais importantes que estão em sua programação.

Os desperdícios de tempo devem ser minimizados ou totalmente eliminados.

Abrace a flexibilidade para otimizar seu tempo e tarefas

A flexibilidade é uma habilidade importante para todos desenvolverem.

A vida chega rápido e às vezes você tem que pensar rápido para navegar com sucesso.

As responsabilidades no trabalho podem mudar e mudar, principalmente se você trabalhar com outras pessoas que podem ter tarefas e prioridades diferentes para você.

Você pode ficar para trás se estiver esperando que outra pessoa termine algum trabalho que precisa fazer.

Uma maneira eficaz de permanecer flexível é alocar blocos de tempo para dedicar a um determinado tipo de tarefa.

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Em vez de dizer que você trabalhará em uma coisa específica durante um bloco de duas horas amanhã, você poderia apenas dizer que este bloco de duas horas específico é para o trabalho, sem especificar no que você estará trabalhando.

O mesmo pode ser feito para quase todas as tarefas.

Talvez seja a granel cozinhar algumas refeições em um dia de folga, fazer exercícios pela manhã ao se levantar ou precisar cuidar de seus recados.

Nem sempre é necessário ou mesmo uma boa ideia planejar os melhores momentos do seu dia se suas tarefas dependem de outras pessoas ou das mudanças nas condições do seu dia.

Saber quando se adaptar e seguir o fluxo não só o aproxima de seus objetivos e sonhos, mas também reduz o estresse geral e a carga de trabalho.